Manual de usuario

Guía práctica para usuarios finales

Explicación de cada opción del menú administrador, con pasos claros para ventas, POS, caja, inventario, reportes y configuración.

Empieza aqui

Quiero hacer esto

Use esta guía rápida cuando ya sabe la tarea que quiere realizar, pero no está seguro de qué opción del menú debe abrir.

Quiero venderUse Nueva venta para una factura completa con cliente, productos, forma de pago y DTE. Quiero vender rápidoUse POS para ventas de mostrador con carrito, búsqueda y confirmación de pago. Quiero crear un clienteUse Clientes para guardar datos generales, fiscales, dirección, teléfono y correo. Quiero registrar una compraUse Nueva compra para proveedor, productos, costos, impuestos y forma de pago. Quiero revisar inventarioUse Inventario para consultar existencias y Productos para revisar la ficha del artículo. Quiero corregir inventarioUse Ajustes solo cuando el conteo físico o la existencia real no coincide. Quiero cerrar cajaUse Egresos para salidas de dinero y Cortes de caja para cerrar el período. Quiero ver resultadosUse Reportes para ventas, compras, inventario, cuentas por pagar y kardex.
Flujos

Flujos completos de trabajo

Estos flujos explican el orden recomendado para procesos comunes del dia a dia.

Venta con DTE

  1. Verifique que el cliente exista. Si todavía no está registrado, puede crearlo desde Clientes o desde la misma pantalla de Nueva venta cuando la opción esté disponible.
  2. Si va a facturar servicios, confirme primero que el servicio exista en Catalogo y Servicios.
  3. Si va a facturar productos, confirme que ya existan sus datos base: fabricante, categoría y producto. Si el producto maneja inventario, también debe tener existencia disponible.
  4. Entre a Nueva venta.
  5. Seleccione tipo de documento, cliente, forma de pago y vendedor.
  6. Agregue productos o servicios.
  7. Revise cantidades, descuentos, impuestos y total.
  8. Guarde la venta.
  9. Desde Administrar facturas, revise el documento, envie por correo o WhatsApp, imprima PDF o anule si corresponde.

Venta rápida desde POS

  1. Entre a POS.
  2. Busque productos o escanee código de barras.
  3. Revise el carrito.
  4. Seleccione cliente y tipo de documento si aplica.
  5. Seleccione método de pago.
  6. Confirme el pago.
  7. Revise ventas de hoy o Administrar facturas si necesita consultar el documento.

Compra que actualiza inventario

  1. Verifique que el proveedor exista. Si todavía no está registrado, créelo desde Proveedores o desde Nueva compra si el sistema muestra esa opción.
  2. Entre a Nueva compra.
  3. Seleccione proveedor y datos del documento.
  4. Agregue productos, cantidades y costos.
  5. Guarde la compra.
  6. Revise Inventario para confirmar existencias.
  7. Si la compra fue al crédito, revise Cuentas por pagar.

Cierre diario de caja

  1. Registre ventas del dia desde Nueva venta o POS.
  2. Registre egresos de caja autorizados.
  3. Entre a Cortes de caja.
  4. Seleccione caja, sucursal y período.
  5. Compare efectivo, pagos y egresos.
  6. Guarde o imprima el corte.

Cierre mensual para revisión contable

  1. Revise ventas y compras del mes.
  2. Corrija documentos pendientes antes de generar libros.
  3. Genere Libro de compras.
  4. Genere Ventas consumidor final y Ventas contribuyente.
  5. Exporte PDF, Excel, anexos o ZIP cuando aplique.
  6. Compare con Reporte de ventas y Reporte de compras.
Comparaciones

Diferencias importantes

Nueva venta vs POS

Nueva venta es más completa y permite revisar datos del documento con más detalle. POS es para ventas rápidas de caja o mostrador.

Producto vs Servicio

Producto normalmente afecta inventario. Servicio se vende como concepto, pero no descuenta existencias.

Cliente vs Proveedor

Cliente es a quien se vende. Proveedor es a quien se compra. Ambos deben tener datos correctos para evitar errores.

Proveedor vs Sujeto excluido

Proveedor es el registro normal para compras. Sujeto excluido se usa solo cuando la operación corresponde a ese régimen.

Ajuste vs Traslado

Ajuste corrige existencias. Traslado mueve productos entre sucursales o bodegas.

Anular en sistema vs Anular DTE

Anular en sistema afecta el registro interno. Anular DTE invalida el documento electrónico cuando el proceso aplica.

PDF vs JSON

PDF es la representación visual para imprimir o enviar al cliente. JSON es el archivo técnico del DTE.

Libro IVA vs Reporte

Libro IVA se usa para control fiscal. Reporte se usa para analisis interno de ventas, compras, inventario o caja.

Estados

Estados que puede encontrar

PagadaLa venta o documento ya fue cobrado completamente.
PendienteExiste un saldo o accion pendiente de completar.
VencidaLa fecha de pago o compromiso ya paso.
AnuladaEl documento fue dejado sin efecto según el proceso permitido.
AprobadaLa cotizacion o documento fue aceptado o autorizado.
En revisionEl documento o cotizacion todavia no tiene decision final.
No autorizadaLa cotizacion o proceso no fue aprobado.
RechazadaEl proceso no fue aceptado. Revise datos y motivo antes de reintentar.
Inicio

Dashboard y menú principal

Factura Digital permite administrar ventas, compras, inventario, documentos electrónicos, libros de IVA, reportes, caja y usuarios desde un solo sistema.

Al ingresar, el usuario administrador ve el Dashboard. Esta pantalla sirve para revisar rápidamente ventas, inventario, facturas recientes y productos recientes.

  1. Ingrese con su usuario y contrasena.
  2. Revise los indicadores del panel principal.
  3. Use el menú izquierdo para entrar al módulo que necesita.
  4. Use el boton de tema solo para cambiar la apariencia visual del sistema.
Compras

Menu Compras

El menú Compras se usa para registrar documentos recibidos de proveedores, controlar compras de contado o crédito y revisar pagos pendientes.

Nueva compra

Sirve para registrar una compra nueva. Use esta opción cuando el negocio recibe productos o servicios de un proveedor.

Antes de guardar una compra debe existir el proveedor. Si no aparece en la búsqueda, regístrelo primero desde Proveedores o créelo desde Nueva compra si el sistema muestra esa opción. Esto evita compras sin datos completos y facilita consultar historial, cuentas por pagar y reportes.
  1. Entre a Compras y luego a Nueva compra.
  2. Seleccione el proveedor.
  3. Agregue productos, cantidades, costos e impuestos.
  4. Seleccione la forma de pago.
  5. Revise totales antes de guardar.
  6. Guarde la compra.

Cuando la compra incluye productos inventariables, al guardarla se convierte en una forma ordenada de dar ingreso a existencias. Por eso es importante revisar cantidades, costos y productos antes de confirmar.

Historial de compras

Permite consultar compras registradas. Desde esta pantalla se puede buscar por número, proveedor o filtros disponibles, revisar detalles, imprimir, editar cuando aplique y administrar pagos.

Facturas sujeto excluido

Se usa para registrar o consultar documentos de compras relacionadas con sujetos excluidos. Esta opción debe usarse cuando el proveedor o la operación corresponde a ese tipo de documento.

Notas de crédito de compra

Sirve para manejar correcciones o disminuciones relacionadas con compras. Puede utilizarse cuando un proveedor emite una nota de crédito por devolución, descuento o ajuste.

Pedidos

Permite controlar solicitudes u órdenes de compra antes de registrar una compra final. Es útil para planificar compras y dar seguimiento a productos solicitados.

Cuentas por pagar

Muestra compras pendientes de pago. Use esta sección para saber cuánto se debe, a qué proveedor se debe y registrar pagos parciales o totales.

Ventas previas

Cotizaciones

Las cotizaciones sirven para presentar precios al cliente antes de convertir la operación en venta. No reemplazan una factura; son una propuesta comercial.

  1. Entre a Cotizaciones.
  2. Presione Nueva para crear una cotizacion.
  3. Seleccione cliente, vendedor, productos o servicios.
  4. Revise totales y estado.
  5. Puede imprimir o enviar la cotización por correo si la opción está disponible.
Contactos

Clientes, proveedores y sujetos excluidos

Estos catálogos guardan la información de personas o empresas con las que trabaja el negocio.

Clientes

Se usan en ventas, facturas y cotizaciones. Complete nombre, documento, datos fiscales, dirección, teléfono y correo cuando aplique.

Proveedores

Se usan en compras y cuentas por pagar. Mantener proveedores actualizados ayuda a registrar compras correctamente.

Sujetos excluidos

Se usan cuando la compra corresponde al régimen de sujeto excluido. Esta opción debe usarse solo cuando la operación aplica a ese tipo de documento.

Inventario operativo

Ajustes y traslados

Estas opciones afectan existencias, por eso deben usarse con cuidado.

Ajustes de inventario

Sirven para corregir inventario por conteo físico, daño, pérdida, entrada manual o salida manual. El sistema permite filtrar por referencia y tipo de ajuste: ingreso o salida.

  1. Entre a Ajustes de inventario.
  2. Presione Nuevo.
  3. Seleccione si es ingreso o salida.
  4. Agregue productos y cantidades.
  5. Revise bien antes de guardar.

Traslados

Sirven para mover productos entre sucursales o bodegas. Debe seleccionarse una sucursal origen y una sucursal destino.

Un ajuste o traslado cambia existencias. No lo use para corregir ventas o compras mal registradas sin revisar primero el origen del problema.
Caja

Egresos y cortes de caja

Estas opciones ayudan a controlar dinero de caja y cierres operativos.

Egresos de caja

Se usa para registrar salidas de dinero, por ejemplo gastos menores, compras pagadas en efectivo u otros movimientos autorizados.

  1. Entre a Egresos de caja.
  2. Presione Nuevo.
  3. Seleccione caja y sucursal.
  4. Ingrese concepto, fecha y monto.
  5. Guarde el egreso.

Desde Acciones puede editar o borrar un egreso si tiene permisos.

Cortes de caja

Sirven para cerrar o revisar un período de caja. Ayudan a comparar ventas, pagos, egresos y dinero esperado.

  1. Entre a Cortes de caja.
  2. Presione Nuevo.
  3. Seleccione caja, sucursal y período.
  4. Revise totales.
  5. Guarde o imprima el corte si aplica.

Desde Acciones puede ver el corte o borrar si tiene permisos.

Facturación

Ventas, DTE y documentos relacionados

Nueva venta

Esta es la pantalla principal para facturar. Permite seleccionar sucursal, tipo de documento, serie, número, fecha, cliente, forma de pago, cajero, punto de venta y vendedor.

Antes de guardar una venta revise los datos necesarios: el cliente debe existir o puede agregarse desde Nueva venta si el botón está disponible; los servicios deben estar creados en Catálogo y Servicios; y los productos deben estar registrados con su fabricante, categoría y datos principales. Si vende productos con control de inventario, también debe existir stock, ingresado por una compra o por un ajuste de inventario.
  1. Entre a Facturacion y luego a Nueva venta.
  2. Seleccione el tipo de documento: Factura, Credito Fiscal u otro disponible.
  3. Seleccione cliente. Si no existe, use Nuevo cliente.
  4. Seleccione forma de pago: contado, crédito u otro.
  5. Use Productos o Servicios para buscar lo que se vendera.
  6. Agregue cantidad, precio, descuento si aplica y revise la tabla de productos agregados.
  7. Revise el total a pagar.
  8. Presione Guardar datos.

Ingreso rápido permite usar cantidad y código de barras para agregar productos con mayor velocidad.

Si al buscar un producto o servicio no aparece, no fuerce la venta con otro concepto parecido. Registre primero el producto o servicio correcto, revise precio y existencia, y luego vuelva a Nueva venta para emitir el documento.

Administrar facturas

Permite consultar ventas emitidas y realizar acciones sobre cada documento. Se puede filtrar por rango de fechas, tipo de documento, sucursal, cliente, número, código de generación y estado.

Acciones del listado de facturas

  • Ver detalles: abre la información completa de la venta o DTE.
  • Cobros: permite revisar o registrar pagos asociados a la venta.
  • Ver PDF: abre la representacion impresa del documento.
  • Descargar JSON: descarga el archivo técnico del DTE cuando está disponible.
  • Enviar DTE por correo: envia el documento al correo del cliente o a un correo indicado.
  • Enviar enlace por WhatsApp: abre WhatsApp con un enlace para compartir el documento.
  • Anular en sistema: marca o procesa la anulación interna según permisos y estado.
  • Anular DTE: inicia el proceso de invalidación del documento electrónico cuando corresponde.
  • Borrar: elimina el registro solo si el sistema y los permisos lo permiten.
No anule ni borre documentos sin autorización. Una factura emitida puede tener efectos contables y fiscales.

Consulta DTE

Sirve para buscar documentos electrónicos y revisar su información, estado o archivos disponibles.

Notas de crédito

Se usan para corregir o disminuir una venta, por ejemplo por devolucion, descuento posterior o ajuste autorizado.

Notas de remisión

Se usan para respaldar entrega o traslado de mercaderia relacionada con clientes.

POS

Punto de venta

El POS está pensado para ventas rápidas de mostrador. Tiene búsqueda de productos, código de barras, carrito, selección de cliente, tipo de documento y método de pago.

  1. Entre a Facturacion y luego a POS.
  2. Busque productos por nombre o use código de barras.
  3. Agregue productos al carrito.
  4. Seleccione cliente si la venta lo requiere.
  5. Seleccione tipo de documento: Factura, Factura de Exportacion o Credito Fiscal.
  6. Seleccione método de pago: contado, crédito u otro.
  7. Revise el total.
  8. Presione Confirmar Pago.

El POS también permite crear un cliente rápido, crear un servicio rápido, revisar ventas de hoy, ir a Administrar Facturas y vaciar el carrito si se necesita empezar de nuevo.

IVA

Libros de IVA

Los libros de IVA sirven para preparar información mensual de compras y ventas.

Libro de compras

Permite generar libro, exportar PDF, anexo F-07V14 y Excel.

Ventas consumidor final

Contiene ventas a consumidores finales. Permite generar libro, exportar PDF, anexo, Excel y ZIP de PDFs cuando aplique.

Ventas contribuyente

Contiene ventas realizadas a contribuyentes. Permite generar libro, exportar PDF, anexo, Excel y ZIP de DTEs cuando aplique.

Reportes

Reportes del sistema

Los reportes ayudan a revisar información del negocio por fecha, cliente, proveedor, estado, usuario, producto o sucursal.

  • Compras: revisa compras registradas por fechas y proveedor.
  • Cuentas por pagar: muestra compras pendientes, abonos y saldos.
  • Ventas: revisa ventas por fecha, documento, vendedor, estado y cliente.
  • Detalle de ventas: muestra información por producto o detalle vendido.
  • Cotizaciones: revisa cotizaciones por estado, vendedor o cliente.
  • Egresos: muestra salidas de caja registradas.
  • Inventario: muestra existencias y puede ayudar a revisar productos por sucursal.
  • Stock mínimo: lista productos que están por debajo del mínimo recomendado.
  • Kardex: muestra movimientos de entrada y salida de un producto.
Configuración

Configuración del sistema

Esta area debe ser usada por administradores. No se muestran capturas aqui porque puede contener datos reales de la empresa.

  • Perfil empresa: datos generales, fiscales, logo, correo, dirección y datos de emisión. Revise con cuidado NIT, NRC, actividad económica y dirección.
  • Sucursales: locales, bodegas o puntos donde opera el negocio.
  • Documentos: tipos de documentos disponibles para ventas y operaciones.
  • Formas de pago: efectivo, tarjeta, transferencia, crédito u otros métodos.
  • Tiraje doctos: control de correlativos o rangos de documentos.
  • Cajas: puntos de cobro usados en ventas, POS, egresos y cortes.
Cambios en configuración pueden afectar facturación, reportes y documentos. Hágalo solo con autorización.
Accesos

Usuarios, grupos y permisos

Esta sección controla quién puede entrar al sistema y qué opciones puede usar.

Grupos usuarios

Permite crear grupos o roles. Un grupo define permisos para varias personas, por ejemplo administrador, vendedor, cajero o bodega.

Usuarios

Permite crear usuarios, asignar grupo, definir estado activo o inactivo y cambiar contrasena.

  1. Entre a Accesos y luego a Usuarios.
  2. Presione Nuevo.
  3. Complete nombre, usuario, correo, grupo, estado y contrasena.
  4. Presione Registrar.
Auditoria

Historial

El historial permite revisar acciones o eventos registrados en el sistema. Es útil para auditoría interna, seguimiento de cambios y revisión de operaciones.

Organizacion

Roles sugeridos por tipo de usuario

Estos roles son una recomendación para ordenar permisos. Cada empresa puede ajustarlos según su forma de trabajo.

Cajero

Usa POS, Nueva venta, Administrar facturas, Egresos de caja y Cortes de caja. Debe enfocarse en registrar pagos correctamente.

Vendedor

Usa Clientes, Cotizaciones, Nueva venta y Administrar facturas. Debe cuidar datos del cliente y productos vendidos.

Bodega

Usa Productos, Inventario, Ajustes de inventario y Traslados. Debe revisar existencias y movimientos físicos.

Compras

Usa Proveedores, Nueva compra, Historial de compras y Cuentas por pagar. Debe mantener costos y proveedores actualizados.

Contador

Usa Libros de IVA, Reportes, Facturas, Compras y documentos relacionados. Debe revisar cierres y exportaciones.

Administrador

Usa Configuracion, Usuarios, Grupos, Historial y todas las areas sensibles. Debe controlar permisos y cambios importantes.

Soluciones

Problemas comunes y qué revisar

No aparece un cliente

Revise si fue creado en Clientes. Si no existe, regístrelo o use Nuevo cliente desde la venta cuando aplique.

No aparece un producto

Revise Productos y confirme que el nombre o código sea correcto. Si es un servicio, búsquelo desde Servicios.

No puedo generar un DTE

Revise datos de empresa, cliente, tipo de documento, correlativos, conexión o configuración fiscal. Si el problema continúa, contacte soporte.

No puedo enviar por correo

Revise que el cliente tenga correo y que la configuración de servidor de correo esté completa.

El inventario no cuadra

Revise compras, ventas, traslados y ajustes antes de hacer una corrección manual.

El corte de caja no cuadra

Revise ventas del período, egresos, pagos de contado, pagos de crédito y caja seleccionada.

La venta aparece pendiente

Revise si la forma de pago fue crédito o si faltan cobros por registrar.

No puedo borrar un registro

Puede estar relacionado con documentos existentes o no tener permiso. En muchos casos es mejor anular o corregir.

Glosario

Palabras comunes del sistema

DTEDocumento Tributario Electrónico.
CCFCrédito Fiscal, usado normalmente para contribuyentes.
PDFDocumento visual para imprimir o enviar al cliente.
JSONArchivo técnico del documento electrónico.
KardexHistorial de entradas y salidas de inventario.
Stock mínimoCantidad mínima recomendada para no quedarse sin producto.
CorrelativoNúmero o secuencia de documentos.
CajaPunto donde se registran pagos, egresos y cierres.
Corte de cajaRevisión de dinero y movimientos de un período.
Sujeto excluidoTipo de proveedor o documento usado en casos específicos.
Consumidor finalCliente que compra sin usar crédito fiscal.
ContribuyenteCliente con datos fiscales para documentos como CCF.
Ayuda

Consejos de uso diario

  • Use siempre su propio usuario.
  • Revise cliente, documento, fecha, forma de pago y productos antes de guardar una venta.
  • No anule documentos sin confirmar el motivo.
  • Registre compras para mantener inventario actualizado.
  • Use cortes de caja al finalizar turno o período.
  • Use reportes por fecha para revisar resultados.
  • Haga ajustes de inventario solo cuando haya una diferencia real.

Problemas comunes

No encuentro un producto: revise si existe en Productos o busque por código.

El inventario no coincide: revise ventas, compras, traslados y ajustes antes de corregir.

No puedo generar un documento: revise datos de cliente, empresa, documento y configuración fiscal.

No puedo eliminar un registro: puede estar relacionado con documentos existentes. El sistema puede bloquear la eliminación para proteger el historial.